- 機密文書の基礎知識
- 機密文書処理とは？
- 機密文書の処理方法
- 個人情報保護法とは？
- 御社は大丈夫ですか？
機密文書処理とは？
「機密文書処理、そもそもどうやればいい？」
「どうして機密文書の処理が必要なの？」
このような疑問にお答えします。これから本格的に機密文書処理に取り組む企業様。
現状の処理体制の見直しをお考えの企業様はぜひご覧ください。
機密文書の処理方法
機密文書がどのような方法で処理されるのかご説明します。リサイクルサービスがご提供する処理方法は以下の4種類。 それぞれのメリットをご覧いただき、貴社に適した処理方法をご検討ください。
- 紙媒体機密文書 【裁断処理】
- お客様から回収した機密文書を、当社大型裁断機にて裁断・圧縮処理を施した後、製紙工場にて溶解処理します。
- 機密文書を排出していただく際には、紙類以外のものを取り外していただく必要がありますが、機密処理メニューの中ではもっともリーズナブルな方法です。
- 紙媒体機密文書 【直接溶解処理】
- お客様から回収した機密文書を直接に製紙工場へ搬入し、その場で溶解処理します。
- 機密文書を収めている段ボール箱を開梱せずにそのまま溶解釜へ投入するため、一切人目に触れることなく処理できます。
- 工場のスケジュール調整が必要なため、通常2～3週間前のご予約が必要です。
- 磁気媒体機密情報 【破砕処理】
- 紙媒体以外の機密情報を処理するメニューです。
- MT・CD-Rなどの磁気媒体を専用裁断機にて破砕処理します。
- なお、MT・CD-Rなどは産業廃棄物に該当するため、産業廃棄物の収集運搬および処分に関する契約書を締結する必要があります。
- ※これらの機密処理方法はすべて当社が直接回収作業を行い、処理工程においても当社担当者の立会いのもとに行います。
- ※お客様が処理にお立会いいただくことももちろん可能です。
- ※処理後は「各種処理証明書」を発行します。
- ※万が一の事故に備え、「個人情報漏えい賠償責任保険」に加入しています。
個人情報保護法とは？
個人情報保護法とは、2005年4月1日に全面施行された、事業者に対する個人情報保護の義務を規定した法律です。
個人情報保護法で言うところの個人情報とは「生存する個人の情報（氏名・生年月日・連絡先など）」を指し、「その情報と照らし合わせて、特定の個人を識別できる情報」のことです。
また個人情報保護法が適用になる個人情報取扱事業者とは、「5,000人以上の個人情報を、紙媒体・電子媒体を問わず、データベースとしてその事業活動に利用している者」と定められています。
ここで注意しなければならないのは、その事業者が5,000人以上のデータを保有していない場合でも、
親会社・子会社のデータや他社のデータを取り扱っている場合で、その合計が5,000人以上になる場合は個人情報取扱業者に該当するということです。
さらに、この「5,000」という数字には顧客名簿だけでなく、営業担当が持っている名刺やメールアドレスも含まれます。
個人情報保護法に違反した場合には「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられます。 しかし企業にとって深刻なのは、この刑罰よりも信用問題や損害賠償請求なのです。
個人情報の漏えいが企業にもたらすダメージ
企業において個人情報の漏えい事件が発生した場合、次のような影響が考えられます。
中でも、もっとも大きな損害は「社会的信用の失墜」です。失った信用は簡単には取り戻せません。
信用を取り戻すためには業務体制から再構築する必要があり、そのためには膨大な時間と労力、コストがかかります。
漏えい発覚と同時に会社には問い合わせや苦情が殺到し、通常業務は停止せざるを得なくなります。
当然、業績への影響は避けられません。
場合によっては、巨額の損害賠償請求に応じることも起こり得ます。これらのダメージが企業にとって致命的になるのは言うまでもありません。
上場企業であれば、一気に市場の信頼を失い株価が暴落し、上場廃止にもなりかねません。 中小企業の場合には、取引先との関係悪化や業務体制の再構築コストにより、事業の存続が揺らぐようなケースも十分考えられます。
取り返しがつかないことになる前に、貴社も手を打つべきではありませんか？
